Eventos de empresa y enoturismo ¿Buen maridaje?

¿Qué demandan las empresas cuando organizan eventos corporativos?

Esta es la pregunta que nuestros colegas de Eventoplus hicieron en un reciente estudio a organizadores de incentivos, convenciones, seminarios etc.

El 74% de los profesionales encuestados respondió que el objetivo clave de una empresa a la hora de organizar un evento es sorprender a sus invitados, ser creativa. Otros elementos demandados por las organizaciones –seguimos leyendo en la encuesta Eventoplus-- son los eventos con formatos que favorezcan el networking y el contacto entre los asistentes; la posibilidad de realizar actividades de grupo y teambuilding; la gastronomía de calidad; la introducción de temas de RSC y sostenibilidad; entornos que favorezcan la formación etc.

Ahora viene el reto. ¿Cómo conciliamos la consecución de estos objetivos con la austeridad y la contención de gastos que priman en el sector? Existen múltiples opciones evidentemente, pero en GEBTA tenemos una especial confianza en el feliz maridaje “enoturismo-eventos de empresa”, y la pasada semana surgió la ocasión de comprobarlo, compartiendo dos días de trabajo y descubrimientos en la Ruta del vino Somontano con los responsables de empresas de una de las agencias de nuestro grupo.

¿Y cuál fue el resultado de este encuentro? Creemos que el enoturismo ha aprobado con nota muy alta y estamos seguros que las bodegas y los agentes del territorio de Somontano han pasado a formar parte del portfolio de productos de nuestra agencia.

Hablar de enoturismo no es hablar de vino, es hablar de cultura en torno al vino y la viña. Es hablar de las gentes que elaboran el vino y que llevan generaciones sacando adelante a sus familias gracias al viñedo. Hablar de enoturismo es emocionar a nuestros invitados de empresa haciéndoles participar en la vendimia y en las fiestas populares, es hacerles conocer la gastronomía del territorio, presentarles con orgullo las variedades locales de uva y compartir con ellos los trabajos de la poda, el deshoje o el clareo de racimos. Hacer enoturismo es visitar pequeñas bodegas en las que catar con el propietario, el tinto familiar o perderse en los inmensos océanos que constituyen las salas de barricas de muchas grandes bodegas.

Además, contar con el enoturismo para los eventos de empresa es apoyar al sector primario, es colaborar activamente en el mantenimiento de una forma de vida que se nos escapa de manera irremediable. Ligar el enoturismo a los proyectos de RSC de las empresas y especialmente a los temas de sostenibilidad y responsabilidad medioambiental es una labor fácilmente justificable. En los territorios de vino existen múltiples agentes y bodegas que pueden apoyar los compromisos de las empresas organizadoras de eventos, aportando sus certificaciones de agricultura ecológica, orgánica, sus compromisos de RSC etc. Además las Rutas del vino de España, lideradas por ACEVIN, la asociación española de ciudades del vino, están involucradas en un proyecto común de territorios socialmente responsables.

Volvamos ahora a las demandas de nuestros clientes. ¿Seguir un seminario de formación desde una sala abierta a los viñedos rojos de otoño favorece la buena predisposición de los asistentes? ¿Hay algo más fácil que charlar y reforzar el networking con los colegas compartiendo una copa que un viticultor orgulloso de su trabajo nos acaba de servir? Casi todas las bodegas están en entornos rurales ¿le preocupa encontrar cerca de la bodega, los espacios adecuados para las actividades de teambuilding del grupo? ¿Le preocupa sorprender a sus invitados? Me gustaría hablarles de la emoción de nuestro grupo la pasada semana cuando entramos en una bodega casi industrial y de repente, se abrió una gran puerta que dio paso a una maravillosa sala de barricas iluminada sutilmente con artísticos árboles de hierro, que nos marcaron el paso hacia el comedor de una villa italiana. ¡Suena a Visconti! Sí, pero era Blecua. Y hablando de Somontano, las mismas emociones le contaríamos de bodegas como Irius, de deslumbrante arquitectura, como Enate crisol de vino y arte, pequeñas bodegas familiares como Sers o atrevimientos llenos de osadía como De Beroz...

Definitivamente. Sí. Nos gusta el maridaje.

(c) GEBTA. Alicia Estrada, 2011.

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¿Cuánto cuesta gestionar una nota de gastos?

Y la respuesta es: Gestionar una nota de viajes cuesta mucho dinero a las empresas. Demasiado como para no gestionarlo de forma estratégica.

En un contexto de reducción de gastos como el que estamos viviendo, las empresas intentan optimizar cada euro. Desde los departamentos de compras se están imponiendo prácticas muy restrictivas con la cuenta de viajes de empresa y una fuerte presión sobre tarifas, negociaciones con proveedores, con agencias de viaje etc.

Los profesionales de la gestión de viajes de negocios seguimos sin embargo detectando áreas en las que existen oportunidades de ahorro, que a menudo son desestimadas u olvidadas por las empresas. Nos gustaría detenernos hoy, en el tema de la gestión de gastos de viajes y representación y lo hacemos al hilo de un estudio que recientemente llegó a nuestras manos, de Concur.com, un proveedor global de soluciones para este sector.

Según el estudio de referencia realizado en 2010 en USA, el itinerario completo para la gestión de gastos de viajes y representación cuesta a las empresas, una horquilla de precios que va desde 7,17 dólares por gestión de UNA nota de viajes, en el caso de organizaciones “ejemplares” hasta 41,12 dólares en las empresas que podríamos llamar “retardatarias” o con prácticas poco estratégicas en la política de viajes y la gestión de gastos vinculada a ésta, pasando por costes de 29,38 dólares en organizaciones con prácticas intermedias.

Resumiendo. De promedio, la gestión de una nota de gastos en viajes, tiene un coste de 25,89 dólares. ¡Mucha pasta! Aún cuando relativicemos el peso al trasladar las cifras del mercado americano a nuestra casa.

Respecto a los indicadores clave que se han tenido en cuenta a la hora de calificar a las empresas como ejemplares, intermedias o retardatarias, han sido básicamente:

1. Nivel de conformidad del gasto con la política de viajes de la empresa.
2. Coste del tratamiento de una nota de gastos: costes ligados a contabilidad, a auditoría de gastos, a reporting, estudios, autorizaciones etc.

Respecto al primer punto, va siendo hora de que traduzcamos los incumplimientos de política a euros y que hagamos conocer las cifras a quiénes los provocan. ¿Cuánto supone para una empresa tener que procesar manualmente para sus informes, gastos que ciertos viajeros han realizado al margen de los acuerdos con proveedores habituales? ¿Cuánto supone regularizar notas de gastos que no aparecen en la conciliación que nos aporta la agencia de viajes y el medio de pago utilizado? por no hablar de descontrol de tarifas, proveedores desconocidos o incluso fraudes manifiestos.

En un estudio de la ACFE, el organismo americano que lidera la formación en políticas anti-fraude en las empresas, leíamos sobre las cifras millonarias que las compañías pierden por estos temas. El 19.5% de los fraudes que las empresas americanas sufrieron en 2006, llegó a través de notas de gastos de sus empleados, y lo hizo en forma de gastos ficticios o manifiesta elevación del gasto.

Sin querer en absoluto ser alarmistas, lo que estamos detectando y lo que le queremos transmitir, es la necesidad de ser estricto con las políticas de viajes y muy especialmente con su implantación. Los especialistas en viajes de negocios podemos ayudarle a poner en marcha actuaciones, protocolos y herramientas de control del gasto y notas de viaje, que le ayudarán a trabajar áreas de ahorro en su empresa. Trabajando juntos, ¡seguro! que las vamos a encontrar.

(c) Alicia Estrada. GEBTA, 2011.

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