Aún nos quedan más descubiertos
por dónde nuestro control de costes se nos desparrama. Nos referimos al alto
coste que las empresas pagan por la tramitación de facturas y notas de gastos
de los viajeros que organizan sus viajes y desplazamientos de manera no
gestionada. ¿Alguna de sus empresas está imputando estos costes a los viajes de
negocios?
Siguiendo un estudio de Concur
para el mercado americano en relación al coste de gestión de notas de gasto,
tendríamos que sumar a la gestión manual de cada nota de gastos, la cifra
promedio de 25,89 dólares. ¿Gestionar una nota de gastos nos cuesta 26 dólares?
¡Sí! Parece una suma alta pero piense en el tiempo y las personas que intervienen,
desde el propio viajero a quien aprueba la nota, quien la contabiliza,
responsables administrativos, auditores etc.
En una época en que los distintos
departamentos de las empresas se encuentran ahogados por los recortes y la
optimización de gastos, por qué desatender oportunidades como éstas. ¿Cuántas
notas y facturas vinculadas a viajes de negocios gestiona su empresa? Haga una
simple multiplicación, recortando incluso el coste de la gestión si 26 dólares
le parece excesivo y considere la cifra resultante.
Agregar gastos, centralizar en la
medida de lo razonable las compras, privilegiar a los proveedores con acuerdos,
son prácticas comunes para muchos travel managers. Mucho más lejos de nuestra
realidad se encuentra el uso de herramientas de gestión de gastos, tan
habituales en mercados vecinos como Francia. Sólo el 7% de los responsables de
compras de viajes (Dato tomado de Meet-in, abril 2012) indicaron que usarían
esta herramienta para conseguir mejoras en los cumplimientos de la política de
viajes.
Los programas gestores de notas de
gastos forman parte también del portfolio de productos que una agencia
especializada puede ofrecer a sus clientes corporativos. Quizás es el momento
de valorarlos.
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