¿75% de las empresas europeas en falso?

En el post anterior de Alicia Estrada, leemos un interesante resumen sobre las proyecciones del Barómetro de American Express.

A primera vista no deja de sorprender el primero de los datos que recoge el citado post: "25% de las empresas participantes en el Barómetro de viajes corporativos contemplan los desplazamientos profesionales como una inversión ..."

¿25% de las empresas? ¿Cómo es posible que un 75% de las empresas europeas puedan ver los desplazamientos como un gasto?

La pregunta no es banal. En primer lugar, porque en la actualidad existen suficientes estudios e indicadores (entre ellos el mismo estudio de GEBTA), que acreditan, sin margen para la duda, que existe una relación de causalidad entre los viajes y la actividad comercial de las empresas. Esta relación permite incluso establecer el ROI medio de los viajes y la mencionada actividad comercial (10:1 euros).

En segundo lugar, el elevado índice de empresas que desconocen el valor de los viajes y las relaciones presenciales, nos hace pensar que quizás una parte de la responsabilidad sobre este desconocimiento sea nuestra; y con nuestra me refiero a todos cuantos conociendo las mencionadas evidencias sobre la citada relación de causalidad, no hemos querido o sabido trasladar esta realidad a nuestros clientes.

Hablar de responsabilidad en este punto no es gratuito, porque de la diferencia entre considerar el viaje como un gasto o como una inversión puede depender la supervivencia de una empresa. Los criterios para aplicar recortes a los gastos no es para nada la misma que la que debiera regir para las inversiones.

Quienes conocemos la importancia de los viajes de negocio y de las reuniones presenciales para las empresas y para la actividad económica en general, tenemos la obligación de hacer llegar este mensaje a nuestros clientes, porque el no hacerlo puede conllevar importantes consecuencias, en términos de rápida caída de facturación y beneficios.

75% de empresas desinformadas son muchas empresas. ¿Vamos a hacer algo por cambiar la percepción de estas empresas? De nosotros depende.

(C) GEBTA.Marcel Forns, 2011.

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Tendencias para el año nuevo

¿Cuáles son los pronósticos para el sector de viajes de empresa de cara al próximo año? -Mantengamos un tono moderado-. Esto es al menos lo que nos dice el Barómetro de American Express, presentado apenas hace un mes en París.

Con una previsión de crecimiento del PIB para la zona Euro del 1% y un clima económico de cierta incertidumbre, la progresión del mercado de negocios se visualiza con cierto optimismo. Las previsiones apuntan a que los presupuestos de las organizaciones en viajes de empresa en 2011 se cerrarán con un crecimiento respecto a 2010, de casi el 3%, cifra que será más contenida en 2012, suponiendo un aumento respecto a 2010 en torno al 1,5%.

En este contexto se dibujan cuatro tendencias clave en el sector de viajes de negocios para el 2012.

1. Evolución de la percepción del viaje de empresa.

25% de las empresas participantes en el Barómetro de viajes corporativos contemplan los desplazamientos profesionales como una inversión y en consecuencia comienzan a aplicar herramientas de medición del ROI en viajes (39%). Entre las empresas europeas son especialmente las alemanas, británicas y escandinavas las más dispuestas a contemplar los viajes como inversión.

2. Evolución de las prioridades y de los parámetros de optimización de gastos.

Tras unos años de fuerte presión sobre tarifas, los objetivos de las empresas pasan a centrarse especialmente en la optimización de costes estructurales vinculados a la gestión de viajes. En este sentido, elementos como la garantía de “Mejor tarifa disponible” pasan a situarse en sexta posición. Veamos el ránking de prioridades:

2.1. Anticipación de las reservas.
2.2. Partenariado con una TMC (Compañía de gestión de viajes o agencia)

2.3. Política de proveedores preferentes.

2.4. Uso del on line.
2.5. Renegociación de acuerdos con proveedores.
2.6. Recurso de “Mejor tarifa disponible”
2.7. Endurecimiento de la política de viajes de empresa.
2.8. Mayor uso de tarifas restrictivas.
2.9. Teleconferencia/Telepresencia.

La optimización de costes se sigue centrando especialmente sobre el presupuesto aéreo (77% de las empresas) y hotelero (25%), pero casi una cuarta parte de las compañías consultadas indicaron que en 2012 prestarían una atención muy especial al presupuesto de eventos (MICE). Esta preocupación destaca especialmente entre empresas más grandes

3. Evolución en las prácticas de las empresas.

Existe una tendencia progresiva a integrar la gestión de viajes corporativos dentro de la cadena de valor de las corporaciones, de ahí el crecimiento del on line (+7% en relación con 2010), la aparición de nuevas prácticas ligadas al uso de móviles y a la implantación de soluciones de gestión de gastos.

Una de cada dos empresas participantes en el Barómetro indicó haber puesto en marcha procesos de gestión de alguna de las etapas del viaje (Reserva, conciliación, notas de gastos etc.), pero curiosamente estos procesos son en gran medida manuales y sólo en el 9% de los casos, las herramientas incorporadas para la gestión de desplazamientos se integraron dentro de los sistemas internos de las empresas.

Como consecuencia directa de esta evolución, las empresas con cuentas de viajes están modificando de forma progresiva sus estructuras y sus sistemas de decisión basculando la gestión estratégica de los desplazamientos, hacia los departamentos de compras en detrimento de otros decisores. De esta forma se configura un espectro muy variado de decisores sobre esta partida:

· Departamentos de compras: 46% de las empresas.
· Departamentos financieros: 19% de las empresas.
· Departamentos de viajes: 19% de las empresas.
· Departamentos de RRHH: 4% de las empresas.
· Otros departamentos: 12% de las empresas.

4. Evolución del papel de las TMC (Compañías de gestión de viajes o agencias)

Se está produciendo una evolución del papel de las TMC respecto a las empresas. Las organizaciones esperan de sus TMC’s una mayor asistencia en todas las etapas de la gestión del viaje, no sólo en la relación con proveedores o en el proceso de compra, de ahí la necesaria evolución de las agencias especializadas en el sector del viaje corporativo. ¡En eso estamos y hacia ese objetivo trabajamos!

Nota metodológica: el Barómetro se realizó telefónicamente entre el 12 y el 30 de septiembre, 2011. Los encuestados fueron en todos los casos, responsables de las cuentas de viaje en 260 empresas europeas con presupuestos en desplazamientos entre 400.000 euros y más de 50 millones de euros y sedes centrales en Alemania, GB, Francia, Bélgica, Luxemburgo, Holanda, España, Italia, Dinamarca, Suecia y Noruega.

(C) GEBTA. Alicia Estrada, 2011.

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Innovación y viajeros de negocios

¿Cómo conciliar la innovación y el management de viajes de empresa? Ésta es la pregunta que recientemente debatimos en un grupo de gestores de viajes de negocios. ¡Son las bondades de las redes sociales, los diálogos desde el despacho!

¿Cuáles son las claves de la gestión para un profesional de los viajes de empresa? Creo que todos diríamos que control del gasto, medición del ROI, seguridad… y de aquí llegaríamos al ticketing, políticas de viaje, herramientas de autobooking, consolidación de proveedores, notas de gasto etc.

¿Qué ocurriría si preguntamos a los viajeros acerca de la gestión de sus viajes? Posiblemente sus respuestas no iban a coincidir con las nuestras. Su carta a los Reyes Magos pediría regalos como:

• Conectividad al sistema de reservas de la agencia 7 días/24 horas. 
• Aplicaciones útiles y diferenciales a través del móvil: acceso a información en el extranjero sin usar Roaming, plan íntegro de viajes en el teléfono, informes de gastos automatizados etc.
• Sistemas web que aprenden automáticamente conforme el usuario los utiliza, etc.

¿Habrá más discrepancias si seguimos preguntando? Sí. Va a haberlas.

Entornos amigables vs Entornos complejos

Supongamos que escuchamos a los viajeros de negocio hablando de características de herramientas innovadoras. Nos dirían que son fáciles de usar, divertidas, intuitivas… Los viajeros de empresa, especialmente los más jóvenes o los incondicionales de la tecnología (Grupos que unidos suman un 20% de los usuarios de viajes de negocios esperan en sus consultas y reservas de viajes profesionales, una trasposición de la usabilidad y los formatos web. ¿Qué les estamos ofreciendo? Muchas veces  herramientas traspasadas del sector profesional al mundo del usuario final (estamos pensando en herramientas de autobooking por ejemplo). Nuestra preocupación a menudo más que la usabilidad es la fiabilidad. ¿Son incompatibles ambas cosas?

Eterno beta vs Versiones cerradas

¿Sabíamos hace cuatro años que era un APP o Android? ¿Cuánto tiempo llevamos hablando de Management fee, de SBT’s? Sin duda dos mundos diferentes, dos ritmos contrapuestos. En telefonía móvil los cambios son frenéticos y las tasas de adopción de los usuarios lo son igualmente. La eterna búsqueda de fiabilidad, perfección… en nuestros sistemas de viajes corporativos, a veces nos aleja de nuestros viajeros y nos ralentiza las versiones.

Sí, de acuerdo, hay que dotar a los viajeros de entornos de reservas y consultas a través de su móvil pero no podemos –posiblemente- dedicar dos años a discutir sobre el sistema más seguro para abordar el desarrollo, porque una vez que tomemos la decisión, nuestra elección ya estará obsoleta. ¿Vamos lentos?

Gestores de viaje vs Viajeros de empresa

¿Y mientras nosotros discutimos, estudiamos, nos reunimos… qué han hecho los viajeros con sus móviles y los APP? Sin duda utilizar sistemas pensados para el mundo vacacional dentro de su entorno corporativo. Simplemente porque no tenemos rapidez para atender sus demandas. En un estudio realizado por Air Plus veíamos que en 2010 el 36,1% de los usuarios indicó que contaba en su móvil con aplicativos para viajes, validados por su compañía. En 2011, sólo el 9,9% de los viajeros, continuaba usándolos. Por el contrario, más del 40% de los viajeros de empresa indicó que tenía instaladas herramientas que él mismo había adaptado, junto con las recomendadas por su empresa. ¿Nos abandonan nuestros viajeros?

Acordes vs Desacuerdos

Volvemos al coloquio virtual de gestores de viaje. Habíamos puesto sobre la mesa diferentes temas pero se trataba de conciliar posiciones y llegar a una conclusión. Todos hemos estado de acuerdo en que no podemos perder el foco en gestión de viajes de los temas realmente importantes: seguridad, ahorros de costes, políticas, tarifas negociadas… pero nos dimos cuenta de una cosa muy importante.

En la medida en que desatendamos las expectativas de nuestros viajeros de negocios, estaremos metiendo el enemigo en casa pues los viajeros usarán por su cuenta los móviles o la web para realizar reservas en cualquier momento y con cualquier proveedor, para recibir confirmaciones sobre la marcha, para cambiarse los itinerarios etc. Con estas actuaciones a los gestores de viajes cada día nos será más difícil cumplir programas, conciliar gastos, sacar informes agregados o tener localizados a nuestros viajeros en caso de alerta.

(c) GEBTA. Alicia Estrada, 2011

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Community Travel Manager

Hablábamos en el post anterior de redes sociales y viajeros de negocios y manifestábamos nuestra apuesta por el éxito de las redes entre viajeros de empresa. Hablábamos también de redes como Dopplr,  o Tripit,  abiertas especialmente a los viajeros corporativos y en las que esperamos que los profesionales del turismo participen y aporten información diferencial conversando en fuentes distribuidas, aumentando su reputación on line con aportaciones de calidad etc.

Nos gustaría hacer una reflexión que va más allá aún. Creemos firmemente que las redes van a ser en un futuro próximo, el centro sobre el que van a bascular los viajes de negocios en medianas y grandes empresas.

No estaremos hablando en este caso de redes abiertas seguramente. Resulta más sencillo pensar en redes sociales acotadas a los usuarios de una organización, quizás una especie de comunidad similar a las que permite crear Ning, Buddypress o Elgg por poner algunos ejemplos.

Seguimos mirando la bola de cristal. Nos imaginamos una red social de viajeros de la empresa, con blogs propios en los que verter opiniones, páginas donde subir fotos, vídeos para compartir (imaginemos dudosos hoteles o maravillosos platos en restaurantes próximos a la sede central de la compañía). Pensamos en una red social con grupos como “Restaurantes”, “Política de viajes”, “Seguridad y alertas”, “Utilidades”etc. Imaginamos una red privada a la que acceder desde el despacho pero también a través del móvil, en la que poder compartir con los colegas añadidos a contactos, las fechas de viajes y eventos para buscar y aprovechar cualquier encuentro real.

Evidentemente pensamos en estas redes como una vía sencilla y amigable de comunicar a los viajeros la política de viajes de la compañía; una forma simple y accesible de volcar información ante situaciones de riesgo o imprevistos en desplazamientos; una manera próxima de hacer pedagogía con nuestros propios viajeros sobre novedades o nuevas herramientas en la empresa: cuándo y cómo usar el aplicativo de autobooking, uso del aplicativo de gastos en viajes, nuevas normas en política etc.

Hasta aquí, muy bien, pero todos sabemos que las comunidades no prosperan si no hay detrás un dinamizador que las alimente. Déjenos seguir mirando la bola de cristal. Hemos oído hablar a menudo de Community Manager. Estamos seguros que enseguida vamos a empezar a hablar del Comunity Travel Manager. ¿Y a quién le va a corresponder esta figura? Nosotros apostamos por los especialistas en viajes de negocios, sean Travel Manager también off line o sean agentes especialistas en viajes de negocios. ¿Una alternativa renovada para los agentes de viajes? Sí. Estamos seguros que sí, pero precisa evidentemente preparación y doble especialización.

Es lo que tiene el futuro. Es interesante y divertido, pero exige esfuerzo y capacidad de aceptar riesgos.

(C) GEBTA. Alicia Estrada, 2011

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Redes sociales y viajes de empresa

Redes sociales: una temática sin duda “trending Topic ” cuando se trata de hablar de viajes, de turismo o de usuarios. ¿Qué pasa sin embargo cuando nos referimos a viajeros de negocios o viajes de empresa?

¿Saben cuántas veces hemos oído que las redes sociales no forman parte del mundo de los viajes de empresa y que el mundo 2.0 está vinculado al entorno del usuario individual pero alejado aún del mundo corporativo? Es cierto que los ritmos son diferentes en ambos sectores pero empezamos a ver múltiples redes sociales, dedicadas especialmente a quienes se desplazan por motivos de trabajo.

• Tripit, el organizador de viajes adquirido recientemente por Concur, y que cuenta con una plataforma integrada dentro de Linkedin, lo que facilita el intercambio de información de viajes, con la red de contactos profesionales.
• Dopplr, Sin duda, esta es la red más utilizada a nivel internacional por viajeros frecuentes.
• Ajungo, una de las últimas redes en sumarse a los viajes corporativos.
• wipolo, una red quizás más dirigida a viajes personales, pero también utilizada por viajeros de empresa, y que ha integrado la venta dentro de la propia plataforma.

Todas estas redes, en general, permiten compartir información personal y planes de viajes de empresa con la red de contactos del usuario, generan avisos de coincidencias cuando los viajes propios se superponen en fechas y lugares, con los desplazamientos de los “face-amigos” o los “twitter-friends” para facilitar así el encuentro en el destino. Se trata de un estimulante juego en torno a la serendipia esa palabra tan de moda que nos sirve para hablar de hallazgos felices e imprevistos. --¿Con quién podré cenar en mi próximo viaje a París? ¿Quién de mi red estará ese día también de viaje en la capital del Sena?--.

Estas redes para viajeros de negocios permiten también intercambiar consejos, buenas direcciones e incluso, como en el caso de Ajungo, establecer en tiempo real, un lienzo o blog de viaje que además de plasmar los recuerdos del viajero, permitirá a otros, aprender de las experiencias del autor de la guía. La tendencia es que estas herramientas trabajen sobre las redes de contactos que el usuario ya tiene organizadas en su linkedin o bien sobre su Facebook o Twitter.

¿Tienen futuro las redes sociales entre los viajeros de negocios? Nosotros apostamos fuertemente por el “Sí”. En un estudio reciente sobre viajeros de empresa y uso de tecnología en viajes, realizado por Concur leíamos que existen, entre otras, dos tipologías de viajeros, aún minoritarios en el mundo corporativo pero que por edad y posicionamiento, van ganando posiciones.

1. El 14% de los viajeros de empresa, podrían ser considerados entusiastas de la tecnología, “geeks”, con tasas de adopción muy rápidas de novedades tecnológicas. Estos amantes de los “gadgets” realizan una media de 13 desplazamientos por año y pasan una media de 4 noches fuera de casa, por viaje. Se muestran entusiasmados con los viajes de trabajo. (Estudio hecho para el mercado americano)
2. Un pequeño grupo de viajeros de negocios (7%) forman el grupo de los business traveller 2.0, los que llevan en su ADN, el compartir como clave de sus experiencias sean personales o profesionales. Estos viajeros realizan una media de 14 viajes por año con un promedio de seis noches fuera de casa por viaje. (Puede leer el artículo completo en la página 22 de nuestra revista Business Travel Magazine)

Estamos hablando por lo tanto que tenemos un 20% de viajeros de empresa, próximos o incondicionales de las redes sociales. ¿Vamos a dejar que estos viajeros conversen solos en las redes o los profesionales del turismo, vamos a empezar a hablar allí donde nuestros clientes dialogan, trabajan, compran…?

(c) GEBTA. Alicia Estrada, 2011.

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Un mes de noticias de viajes de empresa

Hemos resumido en 50 pastillas, las principales noticias del sector de viajes de negocios. Los titulares le ayudarán a direccionar la lectura hacia las noticias de su interés. De una forma muy sencilla tendrá una visión global de la actualidad de nuestra industria. Encontrará noticias en varios idiomas. Si precisa traducirlas, puede activar la traducción automática en su barra de Google.

SECTOR AÉREO

1. Estudio Amadeus: ingresos a nivel mundial "ancillary" aerolíneas, suman 32.500 millones $ en 2011 http://bit.ly/r4mygD
2. Gobierno balear aboga por sustituir descuento residentes por precio fijo por trayecto http://t.co/osWQD3w5 Habrá que evaluarlo
3. Interesante. Estudio sobre cargos por equipaje en líneas aéreas, cada día más y creciendo http://bit.ly/rzbIDb ¿Los controlamos?
4. Por primera vez vemos cofres regalo con billetes de avión (en Francia) http://t.co/pzZeMFtW 5. Lectura curiosa. Los problemas de las aerolíneas Low Cost para triunfar en vuelos de largo radio http://t.co/OuYXaNPb
6. Programas pasajero frecuente = fuente ingresos aerolíneas. Iberia ganó 5,86 $ por titular. Informe completo http://t.co/JXwm2NLa
7. Una excelente aplicación para gestionar los programas de pasajero frecuente. Para descargar para iphone o Android https://www.mileblaster.com/
8. Las mejores comidas en el aire, las de Emirates, Lufthansa y Singapore Airlines http://bit.ly/qb0Gzr Según los viajeros de skycanner.
9. Nos encanta la campaña de #tweetiberia http://bit.ly/mRhmLz La imagen del avión rotulado con tu mensaje sobre ella ¡genial!
10. Aeropuerto, congestiones en puertas de embarque… algunas ideas para acelerar los accesos al avión http://bit.ly/oJW4qW

SECTOR HOTELES

11. Tendencias en el sector de hoteles, la reserva para hoy, sólo hoy , sólo móvil http://bit.ly/oqtSrW Interesante seguir evolución del producto.
12. Cualquier dato que busques sobre tarifas de hoteles en el mundo, aquí lo tienes. Magnífico estudio http://t.co/eAhfYbXy
13. Novotel y Microsoft trabajan juntos en el diseño de habitación del hotel del futuro. http://t.co/mhhFZbSq
14. Precios de Hoteles, en España descendieron en noviembre -9%, según el índice de Trivago http://t.co/xCavNIOJ
15. EL 40% de las tarifas negociadas en hoteles NO son visibles en GDS's. ¡Tenemos un problema con distribución! http://bit.ly/tZLpXV
16. Los 10 paradores más valorados por los viajeros de Trivago http://bit.ly/tFJKea ¿Coincidirían con los de los viajeros de empresa?
17. Los viajeros de negocios vuelven a los hoteles de lujo en EE.UU http://abcn.ws/qOXjFE ¿Pasará lo mismo en nuestro mercado?

VIAJES Y VIAJEROS DE EMPRESA

18. Las empresas invierten para viajar hacia mercados de mayor actividad económica. Freno mercado doméstico http://bit.ly/nLkpIi
19. El socio GEBTA, Carlson Wagonlit Travel anuncia sus previsiones globales para el sector de viajes, 2012 http://bit.ly/sE24mZ
20. Los viajes de negocios en España atenuarán su ritmo de crecimiento en 2012, según American Express http://t.co/RdwT0TQT
21. Estudio completo de ADVITO sobre previsiones de viajes de empresa para 2012, http://bit.ly/uXYNRt
22. Viaje de empresa y móvil en España, en 2020, 80% del aéreo se reservará vía móvil http://bit.ly/rNgQiP ¡Las agencias deben adaptarse!
23. El mundo de los viajes de empresa y el enoturismo, la visión de Peñín José Peñín y el grupo GEBTA http://bit.ly/nlh5XN
24. A veces los viajes de negocios se convierten en pesadillas, pero conviene no perder nunca el buen humor http://t.co/eDkWXfBh
25. Viajes de empresa suponen 7% de los gastos empresariales en España, pero aún existen vías de ahorro http://t.co/cKlDU0Sl
26. "Luxury Outlook’ foro de profesionales del lujo en París, 24 nov. Foco: clientes de Japón, Alemania y USA http://t.co/22n3ZQli
27. ¿Interés por los viajes de negocios? Tienes una cita profesional en París, 14-15 nov. , Salon EVP de Amex http://t.co/uqB6qp9Z Este año dedicado a la movilidad.
28. Los viajes de negocio, herramientas estratégicas en la internacionalización de las empresas http://bit.ly/qTy08W
29. Si eres un viajero de negocios, participa en nuestra Encuesta paneuropea sobre viajes de empresa http://bit.ly/pIiHqc

MEDIOS SOCIALES

30. Una lectura muy interesante. Medición del ROI en medios sociales: las relaciones como medida de rentabilidad http://bit.ly/oyWAUs
31. Alguna de éstas puede ser tu red social si eres un viajero de empresa http://www.wipolo.com o bien http://www.dopplr.com/
32. ¿Qué clase de empresa 2.0 es la tuya? http://bit.ly/r3Elo9

TECNOLOGÍA

33. Concur, empresa de software para gestión viajes de negocios, la más innovadora del mundo según Forbes http://t.co/WfPdpugf
34. Recomendable Estudio de Amadeus. El viajero siempre conectado: el móvil transformará futuro viajes aéreos http://bit.ly/kFQsKZ
35. Dos nuevas herramientas de informes de Amadeus y Cornerstone para la gestión de viajes de empresa, para consultores y travel manager http://bit.ly/nRADOi
36. Viajes de empresa ¿Quieres empezar a ahorrar? corta notas de gastos en viajes, gestión compleja y cara http://bit.ly/nolXGh
37. Consolidar toda la información en la gestión de viajes de empresa, como vía de búsqueda de ahorros http://bit.ly/nXUSBl

SECTOR TURISMO Y AGENCIAS

38. Europa Press lanza un nuevo portal dedicado al turismo y los viajes http://www.europapress.es/turismo/
39. Estudio Amadeus "Tendencias pioneras de crecimiento y rentabilidad en el sector de viajes" http://bit.ly/nAsIvY
40. El turismo en Europa crece por encima de las expectativas. Las buenas noticias son de la OMT http://t.co/wwTwxvFN
41. El Ministerio de Industria y el ITH firman un convenio para impulsar la innovación turística en el Sector. http://t.co/ivKVFh1K
42. Este año, las agencias de viaje venderán el 2.9% más que en 2010 http://bit.ly/nYj76I
43. GEBTA Europa rechaza subida del 25% en comisiones, que aplicará IATA a agencias de viaje http://t.co/PedVNOum
44. Tendencias. Interesante puesto de trabajo en esta solicitud de una agencia de viajes: gestor de crisis en una agencia de viajes de empresa http://t.co/4Yb7FEAz

SEGURIDAD Y VIAJES DE EMPRESA

45. La necesidad de viajar seguro http://bit.ly/u4NNBq También recomendamos http://bit.ly/pqyuHl
46. Viajeros de empresa. No les preocupa privacidad en controles aeropuertos, les preocupa seguridad y alertas http://bit.ly/nI2uh7

SECTOR MICE Y FERIAS

47. Muy interesante. Estudio sobre el mercado de reuniones en España en 2010 http://bit.ly/nvTYsS
48. La figura del asesor MICE en la organización de eventos de empresa ¿Tendencia, moda o necesidad? http://bit.ly/t2IxJ3
49. "Riesgo compartido" una nueva forma de organizar grandes eventos en tiempos de crisis, el modelo Glasgow triunfa http://t.co/8QYbkNxk
50. Opinión: Las ferias están pensadas para pequeñas empresas y nuevas organizaciones, las grandes ya tienen el camino hecho http://bit.ly/nFt2AA

(c) GEBTA. Alicia Estrada, 2011

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Políticas de viaje: empresas y viajeros

Hemos oído hablar mil veces de políticas de viaje cuando se trata de gestionar viajes de negocios, pero ¿Qué significa exactamente este término? Nos atrevemos con una pequeña definición “La política de viajes de una empresa es un conjunto de reglas que permite a las organizaciones gestionar, controlar y optimizar la partida de viajes de negocios, sin comprometer la seguridad, la comodidad ni el trabajo de los viajeros de negocios”.

¿Podemos dibujar el escenario en que se mueven las empresas en relación con las políticas de viaje? Vamos a intentarlo a través de varios post. Dibujar estos escenarios suele ser una buena forma de mirarnos nosotros en el espejo.

¿Quiénes toman decisiones en las empresas sobre viajes y políticas de viaje?

1. Siguiendo un estudio de Global Business Travel Association sobre este tama, realizado en 2011 con 330 travel managers europeos, las decisiones sobre viajes se toman mayoritariamente en el departamento de compras de las empresas (36%). Esta es la tendencia imperante, con un crecimiento de 7 puntos, respecto al año anterior.

2. El director financiero y el departamento contable toman decisiones sobre viajes y políticas en el 21% de los casos, tendencia también al alza, con 6 puntos más que en el año 2010.

3. Por el contrario, las direcciones generales ceden protagonismo en la toma de decisiones sobre viajes y políticas, pasando su influencia del 16% en 2010 al 10%, en 2011.

¿Cómo se aplican las políticas de viaje en las organizaciones?

Para revisar las respuestas a esta pregunta hay que tener en cuenta, que la encuesta recoge las opiniones de los travel manager vinculados a empresas medianas y grandes así como multinacionales.

1. 50% de las empresas definen su política de viajes como una simple recomendación para los viajeros.

2. El 47% de los travel manager (7 puntos más que en el año anterior) presenta su política como un conjunto de reglas de obligatorio cumplimiento para los viajeros. Mayor obligatoriedad implica mayor control del gasto.

3. Sorprendentemente un 2% de las empresas participantes en el estudio indicaron que pese a contar con un travel manager responsable de la gestión de viajes, no tenían ningún tipo de política de viajes. En este punto se nota un fuerte decrecimiento, ya que en el año 2010, el porcentaje de empresas sin política definida llegaba al 10%. Deducimos por lo tanto, una reacción rápida de las empresas para ganar en control sobre la partida presupuestaria, ajustando las reglas de s.

¿Los viajeros de empresa respetan las políticas de viaje marcadas por sus organizaciones?

Las cifras nos indican que cuanto más grande es la cuenta de viajes, más estricto es el cumplimiento de ésta. La horquilla bascula entre el 82% de cumplimiento de política en organizaciones con presupuestos de más de 10 millones de euros en viajes anuales, al 69% en empresas con cuentas por debajo del millón de euros.

Las reglas que más se respetan son las que tienen relación con el transporte aéreo (76%), o el tren (73%). Los cumplimientos de política se debilitan sin embargo en el caso de reservas hoteleras o coches de alquiler. ¿La razón? En el primer caso la falta de paridad de tarifas según canales y la fuerte competencia en precios del sector, que pone en manos de los viajeros de empresa, tarifas optimizadas respecto a las corporativas; en el segundo caso prevalece en muchas ocasiones el gusto personal de los conductores.

¿Qué ocurre en las empresas con los viajeros que incumplen la política de viajes?

Las empresas cada vez son menos tolerantes con los viajeros que toman decisiones personales en materia de viajes.

1. En el año 2010, un incumplimiento de política equivalía mayoritariamente a una llamada al orden o amonestación al viajero (64%). En el 2011 esta tendencia decreció 7 puntos.

2. La posibilidad de no reembolsar gastos que han sido realizados por los viajeros fuera de política, comienza a ser una tendencia al alza. Si en 2010 un 14% de las empresas justificaban estas actuaciones, en 2011 llegamos hasta el 21%.

3. En el año 2010, el 20% de las empresas declararon que no hacían nada ante casos de incumplimiento de política, simplemente se aceptaba. El ajuste a la política ha llegado para quedarse y este año, sólo el 13% de las organizaciones trabajan con estas pautas de tolerancia.

4. Sorprendentemente el 4% de las organizaciones encuestadas, indicaron que no hacían ningún tipo de seguimiento sobre este tema, por lo tanto difícilmente ponían medidas en casos de incumplimiento.

Un tema, éste, de las políticas de viaje, que sin duda da para mucho. Habrá que retomarlo.

(c) GEBTA, Alicia Estrada, 2011.

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Eventos de empresa y enoturismo ¿Buen maridaje?

¿Qué demandan las empresas cuando organizan eventos corporativos?

Esta es la pregunta que nuestros colegas de Eventoplus hicieron en un reciente estudio a organizadores de incentivos, convenciones, seminarios etc.

El 74% de los profesionales encuestados respondió que el objetivo clave de una empresa a la hora de organizar un evento es sorprender a sus invitados, ser creativa. Otros elementos demandados por las organizaciones –seguimos leyendo en la encuesta Eventoplus-- son los eventos con formatos que favorezcan el networking y el contacto entre los asistentes; la posibilidad de realizar actividades de grupo y teambuilding; la gastronomía de calidad; la introducción de temas de RSC y sostenibilidad; entornos que favorezcan la formación etc.

Ahora viene el reto. ¿Cómo conciliamos la consecución de estos objetivos con la austeridad y la contención de gastos que priman en el sector? Existen múltiples opciones evidentemente, pero en GEBTA tenemos una especial confianza en el feliz maridaje “enoturismo-eventos de empresa”, y la pasada semana surgió la ocasión de comprobarlo, compartiendo dos días de trabajo y descubrimientos en la Ruta del vino Somontano con los responsables de empresas de una de las agencias de nuestro grupo.

¿Y cuál fue el resultado de este encuentro? Creemos que el enoturismo ha aprobado con nota muy alta y estamos seguros que las bodegas y los agentes del territorio de Somontano han pasado a formar parte del portfolio de productos de nuestra agencia.

Hablar de enoturismo no es hablar de vino, es hablar de cultura en torno al vino y la viña. Es hablar de las gentes que elaboran el vino y que llevan generaciones sacando adelante a sus familias gracias al viñedo. Hablar de enoturismo es emocionar a nuestros invitados de empresa haciéndoles participar en la vendimia y en las fiestas populares, es hacerles conocer la gastronomía del territorio, presentarles con orgullo las variedades locales de uva y compartir con ellos los trabajos de la poda, el deshoje o el clareo de racimos. Hacer enoturismo es visitar pequeñas bodegas en las que catar con el propietario, el tinto familiar o perderse en los inmensos océanos que constituyen las salas de barricas de muchas grandes bodegas.

Además, contar con el enoturismo para los eventos de empresa es apoyar al sector primario, es colaborar activamente en el mantenimiento de una forma de vida que se nos escapa de manera irremediable. Ligar el enoturismo a los proyectos de RSC de las empresas y especialmente a los temas de sostenibilidad y responsabilidad medioambiental es una labor fácilmente justificable. En los territorios de vino existen múltiples agentes y bodegas que pueden apoyar los compromisos de las empresas organizadoras de eventos, aportando sus certificaciones de agricultura ecológica, orgánica, sus compromisos de RSC etc. Además las Rutas del vino de España, lideradas por ACEVIN, la asociación española de ciudades del vino, están involucradas en un proyecto común de territorios socialmente responsables.

Volvamos ahora a las demandas de nuestros clientes. ¿Seguir un seminario de formación desde una sala abierta a los viñedos rojos de otoño favorece la buena predisposición de los asistentes? ¿Hay algo más fácil que charlar y reforzar el networking con los colegas compartiendo una copa que un viticultor orgulloso de su trabajo nos acaba de servir? Casi todas las bodegas están en entornos rurales ¿le preocupa encontrar cerca de la bodega, los espacios adecuados para las actividades de teambuilding del grupo? ¿Le preocupa sorprender a sus invitados? Me gustaría hablarles de la emoción de nuestro grupo la pasada semana cuando entramos en una bodega casi industrial y de repente, se abrió una gran puerta que dio paso a una maravillosa sala de barricas iluminada sutilmente con artísticos árboles de hierro, que nos marcaron el paso hacia el comedor de una villa italiana. ¡Suena a Visconti! Sí, pero era Blecua. Y hablando de Somontano, las mismas emociones le contaríamos de bodegas como Irius, de deslumbrante arquitectura, como Enate crisol de vino y arte, pequeñas bodegas familiares como Sers o atrevimientos llenos de osadía como De Beroz...

Definitivamente. Sí. Nos gusta el maridaje.

(c) GEBTA. Alicia Estrada, 2011.

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¿Cuánto cuesta gestionar una nota de gastos?

Y la respuesta es: Gestionar una nota de viajes cuesta mucho dinero a las empresas. Demasiado como para no gestionarlo de forma estratégica.

En un contexto de reducción de gastos como el que estamos viviendo, las empresas intentan optimizar cada euro. Desde los departamentos de compras se están imponiendo prácticas muy restrictivas con la cuenta de viajes de empresa y una fuerte presión sobre tarifas, negociaciones con proveedores, con agencias de viaje etc.

Los profesionales de la gestión de viajes de negocios seguimos sin embargo detectando áreas en las que existen oportunidades de ahorro, que a menudo son desestimadas u olvidadas por las empresas. Nos gustaría detenernos hoy, en el tema de la gestión de gastos de viajes y representación y lo hacemos al hilo de un estudio que recientemente llegó a nuestras manos, de Concur.com, un proveedor global de soluciones para este sector.

Según el estudio de referencia realizado en 2010 en USA, el itinerario completo para la gestión de gastos de viajes y representación cuesta a las empresas, una horquilla de precios que va desde 7,17 dólares por gestión de UNA nota de viajes, en el caso de organizaciones “ejemplares” hasta 41,12 dólares en las empresas que podríamos llamar “retardatarias” o con prácticas poco estratégicas en la política de viajes y la gestión de gastos vinculada a ésta, pasando por costes de 29,38 dólares en organizaciones con prácticas intermedias.

Resumiendo. De promedio, la gestión de una nota de gastos en viajes, tiene un coste de 25,89 dólares. ¡Mucha pasta! Aún cuando relativicemos el peso al trasladar las cifras del mercado americano a nuestra casa.

Respecto a los indicadores clave que se han tenido en cuenta a la hora de calificar a las empresas como ejemplares, intermedias o retardatarias, han sido básicamente:

1. Nivel de conformidad del gasto con la política de viajes de la empresa.
2. Coste del tratamiento de una nota de gastos: costes ligados a contabilidad, a auditoría de gastos, a reporting, estudios, autorizaciones etc.

Respecto al primer punto, va siendo hora de que traduzcamos los incumplimientos de política a euros y que hagamos conocer las cifras a quiénes los provocan. ¿Cuánto supone para una empresa tener que procesar manualmente para sus informes, gastos que ciertos viajeros han realizado al margen de los acuerdos con proveedores habituales? ¿Cuánto supone regularizar notas de gastos que no aparecen en la conciliación que nos aporta la agencia de viajes y el medio de pago utilizado? por no hablar de descontrol de tarifas, proveedores desconocidos o incluso fraudes manifiestos.

En un estudio de la ACFE, el organismo americano que lidera la formación en políticas anti-fraude en las empresas, leíamos sobre las cifras millonarias que las compañías pierden por estos temas. El 19.5% de los fraudes que las empresas americanas sufrieron en 2006, llegó a través de notas de gastos de sus empleados, y lo hizo en forma de gastos ficticios o manifiesta elevación del gasto.

Sin querer en absoluto ser alarmistas, lo que estamos detectando y lo que le queremos transmitir, es la necesidad de ser estricto con las políticas de viajes y muy especialmente con su implantación. Los especialistas en viajes de negocios podemos ayudarle a poner en marcha actuaciones, protocolos y herramientas de control del gasto y notas de viaje, que le ayudarán a trabajar áreas de ahorro en su empresa. Trabajando juntos, ¡seguro! que las vamos a encontrar.

(c) Alicia Estrada. GEBTA, 2011.

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Un mes de noticias sobre viajes de empresa

Hemos resumido en titulares las principales noticias y estudios que recogimos en nuestro twitter durante el mes de junio, siempre vinculadas a los viajeros y a los viajes de empresa. Le invitamos a compartirlas.

SECTOR AÉREO

1. Niños en avión, principal molestia para viajeros de empresa. Llega el NO bebés en Primera, de Malaysia Airlines http://econ.st/jCGF7U
2. Un poco de claridad en el lío de los precios finales de los billetes aéreos. La visión del New York Times http://nyti.ms/lS1eOY
3. Evolución de capacidades en aviación comercial en junio, por tipología aerolíneas, mercados, aeropuertos etc. http://bit.ly/oumhXH
4. Nos encanta el concepto de nuevas cabinas de avión que plantea Airbus para el futuro http://t.co/c5jIbkt ¡Vuela!
5. Ránking de mejores aerolíneas del mundo, entrevista a 18 millones viajeros. Triunfan las compañías aéreas de la Star Alliance http://bit.ly/pr7V4d
6. Dime con que aerolínea viajas y te diré cuáles son sus mejores asientos http://bit.ly/vxmXw

SECTOR HOTELERO

7. El bajo coste se reinventa en alojamientos para viajes de empresa. Un ejemplo: Nueva York menos por de 60 €. http://bit.ly/jFf1gX
8. Índice de precios hoteleros en España y Europa según Trivago, actualizado a junio http://bit.ly/essmbr
9. CWT facilita la reserva de hoteles independientes a sus clientes corporativos http://bit.ly/o0Vcvl

SECTOR RENT-A-CAR

10. Los comerciales de Iberdrola compartirán coches eléctricos (car sharing) http://bit.ly/nhWpQn
11. Your Future Car Service: el coche donde lo necesite. Ya funciona en San Francisco ¿nos llegará pronto aquí? http://bit.ly/iWQ4vi
12. Nuevo producto USA: alquiler de coches con wi-fi. Algunos viajeros trabajarán en el coche antes de pagar conexiones caras de Internet en ciertos hoteles http://bit.ly/qA3bza

SECTOR TREN

13. El AVE no siempre es bueno para los viajes de negocios y tampoco para los destinos. La visión de Germà Bel http://bit.ly/j4ERnG
14. El AVE Madrid-Valencia transporta la mitad de viajeros que previó Fomento http://bit.ly/ol51nB
15. Cuánto costarán los billetes de RENFE? ¿Cuánto está dispuesto a pagar? Comentarios tb interesantes de leer http://bit.ly/j0PKid
16. Tren Eurostars deja de compensar carbono por viajes de los pasajeros y crea un premio a la sostenibilidad http://bit.ly/lmGWVx

VIAJES Y VIAJEROS DE EMPRESA

17. Conclusiones Foro sobre medios de pago de Forum Business Travel http://bit.ly/pP9WwQ
18. Curioso!! CISCO líder mundial de videoconferencia se gastó 300 millones de dólares en viajes de empresa en 2008, http://econ.st/j4LmUy
19. Exponer y participar en ferias, cómo medir la rentabilidad a nivel de objetivos http://bit.ly/n319DN
20. Personalizar los servicios a los viajeros de negocios genera ahorros para las empresas según CWT http://bit.ly/mu1ZlT
21. Infografía. Índice , mayo 2011 de viajes de negocios, aplicable al mercado francés http://bit.ly/odRYDs ¿semejanzas con el nuestro?
22. Los viajeros de negocios no se olvidan del deporte en sus desplazamientos profesionales http://bit.ly/pNkoU0
23. Qué buscan las mujeres en un hotel cuando realizan viajes de negocios http://bit.ly/nqV2eq

ACTUALIDAD TRAVEL MANAGERS

24. La visión del trabajo de travel manager vista desde Latinoamérica http://bit.ly/m8V5qi
25. Si te quieres hacer un experto en viajes de empresa, curso de especialización de IBTA http://bit.ly/p7HrEp
26. Gestores de viajes de empresa: retos de futuro y acciones. La visión de AEGVE http://bit.ly/qQPtem
27. GBTA Europe convoca en septiembre a los ‘travel managers’ del continente a un encuentro formativo http://bit.ly/qgSXDP

SECTOR MICE

28. Once tendencias tecnológicas en el mercado de congresos y convenciones http://bit.ly/qqseTX
29. Cuando hablamos de RSC en la organización de eventos corporativos ¿a qué nos estamos refiriendo? http://bit.ly/noQ3B7
30. Un libro interesante para descargarse. Uso de medios sociales para organizadores de eventos http://bit.ly/lxAIVn
31. Moviliza tus eventos. Un ejemplo de cómo usar medios sociales y móvil para la organización de eventos corporativos. El caso del Convention Bureau de Boston http://bit.ly/jKErM7

VIAJES DE EMPRESA SOSTENIBLES

32. Seis ideas para reducir la huella de carbono en los viajes de negocios http://bit.ly/hxYPpj ¡Hay que empezar!
33. Sostenibilidad y viajes de empresa: compensaciones de huella de carbono, sí, pero es necesario hacer matizaciones http://bit.ly/pJloHN
34. Salas de reuniones verdes, ¿Cómo evaluarlas? http://bit.ly/iffPDY
35. Claves para comercializar centros de convenciones en torno a sostenibilidad. Webinar 29 jul, apúntate http://bit.ly/pTNkcq

TECNOLOGÍA Y VIAJES DE EMPRESA

36. "Hazlo divertido" ¿una filosofía válida para las herramientas de autorreserva en viajes de empresa? http://bit.ly/lIWloq
37. Cómo incorporar las herramientas de autorreserva en la estrategia de viajes de empresa http://bit.ly/jHNroJ
38. En viajes de empresa, viajeros seguros y datos informáticos también seguros: guía de actuaciones http://bit.ly/pqyuHl
39. Conexo: GEBTA da recomendaciones para disminuir el impacto de pérdidas de datos en los viajes de negocios http://bit.ly/qtGHSN
40. @Baquia_com discrepamos de la info sobre viajes de empresa vs videoconferencia que recogisteis ayer http://bit.ly/ooSytm

TIC’s Y VIAJES DE EMPRESA

41. ¿Videoconferencia, Skipe, Medios sociales como puerta de networking… van a aminorar los viajes de empresa? http://bit.ly/kWXYFe
42. Lo que nos espera en Social Media, tendencias que apuntan a la forma en que los viajeros y las empresas se acercarán al mundo del turismo y el ocio http://slidesha.re/pkmcDA
43. ¿Están las empresas turísticas en Twitter? ¿Un viajero de negocios puede encontrar información turística en twitter? http://bit.ly/en1Sgl

TIPS VIAJES DE NEGOCIOS

44. Una buena página web para encontrar lugares en todo el mundo con acceso wi-fi ¡¡gratuito!! http://bit.ly/E3Hov
45. Una pequeña guía con consejos para mujeres de negocios que deben viajar a países lejanos http://bit.ly/qFhzwX
46. Un chaleco especial para viajar en avión sin llevar maleta. Todo te cabe encima. Me voy a pedir uno http://www.rufusroo.com/

(c) Alicia Estrada. GEBTA, 2011

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¿Qué está pasando en las empresas? Alerta ante los primeros síntomas de ralentización del ritmo de viajes de negocio al extranjero

El inicio del ejercicio 2011 ha sido sin duda espectacular en lo que a las exportaciones y al business travel se refiere. La estrecha correlación de la actividad comercial y los viajes (el uno va de la mano del otro) han arrojado unos indicadores extraordinarios en los primeros meses del año (23,4% de crecimiento en exportaciones y otro tanto (23,6%) en billetaje de viajes de negocio al exterior). Por zonas geográficas los crecimientos en viajes se han concentrado fundamentalmente en las áreas de América (20,5% en ), Oriente Medio (13,7%) y Extremo Oriente (13,69%), si bien los incrementos en Europa han sido también muy significativos (8,73%).

Ello no obstante, los datos del segundo cuatrimestre del año (GEBTA Business Travel Index) muestran indicios de ralentización del nivel de actividad/viajes de las empresas al exterior. El análisis de la evolución de las exportaciones españolas confirma por su parte que se está produciendo una desaceleración en los ritmos de crecimiento acumulados entre enero y abril del 2011.

Ciertamente existen varios motivos para explicar la evolución a la baja de los viajes de empresa al extranjero y su consiguiente efecto en las exportaciones. COFIDES (sociedad público-privada que gestiona los fondos para la inversión empresarial española en el exterior) indicaba recientemente que la sequía de crédito está frenando a las pymes que desean salir al exterior. En los mismos términos se manifiestan organismos vinculados con la internacionalización empresarial en España, como ACC1Ó o las Cámaras de Comercio. A todo ello se suma la recaída de los niveles de morosidad.

Pero más allá de estos argumentos, no deja de ser cierto que se ha instalado en el mercado la percepción negativa que generan fundamentalmente las agencias de certificación de riesgos, mayoritariamente estadounidenses, cuyas intervenciones permanentes suponen en la práctica un auténtico lastre para la recuperación de muchas economías europeas (entre ellas la española) y una fuente permanente de desconfianza en el escenario económico.

Es curioso que quien no supo predecir en su día la crisis y erró repetidamente en la calificación de riesgo de incontables empresas y organizaciones, sea merecedor de tanta credibilidad.

La confianza y el futuro de las economías no puede dejarse en manos de falsos profetas. Es labor de los directivos recuperar la confianza perdida y mirar hacia adelante, evitando enrocarse en un mero análisis financero, que en ocasiones puede tener un efecto paralizante. Para ello pocas palancas funcionan mejor que los viajes de empresa, porque son un recurso seguro para nuestro crecimiento (si las exportaciones son el motor de la economía, los viajes son la gasolina).

Antes de dejar de viajar, piénselo dos veces.

(c) Marcel Forns. GEBTA, 2011.

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Huella de carbono con matizaciones

El difícil arte de compaginar rentabilidad, sostenibilidad y viajes de empresa

Trabajar en el sector de viajes de negocios es seguramente una de las formas más complicadas de jugar a ser mago. Hasta ahora intentábamos conciliar la necesidad de las empresas de viajar, con la optimización de gastos. Un tercer elemento se nos ha sumado últimamente. Ahora se trata además, de desarrollar estrategias de viajes que permitan a las corporaciones aumentar su eficiencia a la vez que reducen el impacto medioambiental.

La sostenibilidad en viajes corporativos es aún un tema incipiente en nuestro país, pero preocupa a muchos gestores de viajes. No se trata únicamente de un problema de responsabilidad. Sabemos que en breve puede ser un grave problema económico para las organizaciones.

Actualmente algunas empresas gestionan voluntariamente la huella de carbono de sus viajes, es decir miden la totalidad de gases de efecto invernadero emitidos por una determinada actividad (transporte, organización de un evento, alimentación etc.) y los mitigan, con una compensación económica donada a través de un programa acreditado, destinado normalmente a proyectos medioambientales en países en vías de desarrollo.

¿En cuánto tiempo el carácter voluntario de la compensación de la huella de carbono en viajes se va a transformar en obligación de pagar? Pues seguramente hablamos de un periodo corto-medio. Posiblemente también será el sector de transportes el primero que se va a ver afectado por la medida. En el “Libro Blanco” de la UE que marca la ruta de la política de transportes sostenibles en Europa, se recoge como objetivo clave para lograr la reducción de emisiones de gases de efecto invernadero (GEI) Avanzar hacia la aplicación plena de los principios del “usuario pagador” y de “quien contamina paga”

¿Cuánto va a costar esto a las empresas que viajan? Seguramente mucho dinero. Nos parece sin embargo que antes de abrir la veda, a las administraciones pertinentes aún les queda un largo trecho por recorrer. Sin querer entrar en cuestiones de sensibilización, de normalización del espacio aéreo europeo o de infraestructuras, se nos vienen a la cabeza algunas reflexiones muy simples, aplicables a la sostenibilidad en viajes de negocios.

Si ustedes navegan por Internet encontrarán numerosas calculadoras y programas que pueden ayudarles a conocer la huella ecológica de sus vuelos, desplazamientos en coches, viajes en tren etc. En general son sistemas planos que en el caso del aéreo por ejemplo, tienen en cuenta parámetros de distancia, clase en que se vuela, escalas que se realizan y poco más.

¿Por qué no tener en cuenta el nivel de sostenibilidad de las propias aerolíneas? El Índice de eficiencia de las compañías aéreas tendría que ser un parámetro más en el cálculo de la compensación económica. Volar en una aerolínea con una flota moderna, con un número mayor de asientos que otra en el mismo modelo (más incómodos pero menos contaminantes), mayor nivel de ocupación en vuelos, uso de wimglets etc. debiera aminorar el coste que la empresa debe pagar por la compensación del carbono en el desplazamiento de sus empleados.

Otro parámetro que proponemos se tenga en cuenta en esta calculadora de sostenibilidad de los viajes corporativos: el tema de los equipajes. Los turistas vacacionales vuelan habitualmente con maletas facturadas, los viajeros de negocios en muchas ocasiones vuelan únicamente con equipaje de mano. La optimización del peso en el avión genera importantes ahorros que podemos valorar sosteniblemente y que es necesario reconocer a las empresas, mediante reducciones económicas.

Tenemos que ponderar también la fuerte repercusión de los viajes de empresa y del turismo de reunión, sobre las economías locales. Un viajero de negocios tiene un gasto medio en destino entre 2.5 y 5 veces más que un viajero vacacional. Habría que buscar una forma justa de equilibrar consumo de viajeros de empresa y aportaciones al desarrollo de los destinos.

Podríamos añadir otros muchos casos pero llegaríamos siempre a una misma conclusión. Los viajes de empresa y el desarrollo sostenible tienen que ser complementarios y ambos deben caminar de forma paralela. Nos queda mucho trabajo por delante.

(c) Alicia Estrada. GEBTA, 2011.

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¿Herramientas divertidas en Business Travel?

En viajes de empresa ¿cuántas veces utilizamos términos como “Precisa autorización”, “No sujeto a política”, “alerta”, “restricciones” o similares? Y ya si hablamos de herramientas de autorreserva (SBT o Self Booking Tools), el índice de uso de esta terminología aún se dispara más.

Buceando recientemente entre lecturas de gestión de viajes corporativos, leía, que una de las principales reticencias para la adopción de herramientas de autobooking por parte de ciertos usuarios, estriba en la vinculación de estas herramientas con labores de control y restricciones, más que de uso o servicio.

¿Es posible cambiar esta visión de muchos viajeros de negocios? Me encontré una respuesta muy simple, cargada de sentido común. ¿Por qué no creamos recompensas positivas para aquellos viajeros que hacen bien las cosas en lugar de empeñarnos exclusivamente en alertas, prohibiciones y necesidad de autorizaciones?

Llegado este punto, algunos expertos americanos en viajes de empresa, hablan de “gamefication” y se están planteando evolucionar en el mundo del Business travel y especialmente en el caso de las SBT hacia modelos en donde la tecnología se funda con el entretenimiento para una mejor adopción de aplicaciones. Hablando de SBT y de adopción de herramientas conseguiríamos hacer crecer los niveles de adopción en la empresa y que los crecimientos de esta implementación fueran porcentualmente mayores.

Es curioso remarcar que el concepto de “gamefication” (quizás alguien me puede ayudar a traducir correctamente este término) que ya se está utilizando en muchos sectores de actividad, no implica necesariamente recompensas materiales, que pueden tener un coste. Podemos hablar de insignias que crean comunidad, privilegios especiales para los usuarios que obtienen un nivel de uso, ránkings, etc. Esto es lo que ocurre con algunas redes sociales de geolocalización como http://gowalla.com// o https://es.foursquare.com/ por ejemplo, que suman puntos a los usuarios a medida que hacen check-in en diferentes bares, restaurantes, hoteles, tiendas, espacios como aeropuertos etc. Se trata simplemente de competir con tus amigos en ver quién obtiene mayor cantidad de puntos y por lo tanto mayor rango o distinción. ¿Sabe cuántos de mis amigos de Foursquare están compitiendo por ser el “Major” de Barajas? -Unos cuantos-.

Volvamos a los viajes de negocios y al concepto “Gamefication” ¿Se trata de una tendencia de futuro en business travel o es una simple especulación? De entrada, la ACTE (la Asociación americana de ejecutivos de viajes de empresa) llevó el pasado mes de abril, el tema a su Conferencia anual en Nueva York.

Algunas grandes corporaciones como Coca-cola han implementado juegos entre sus empleados para conseguir mayores niveles de adopción de la herramienta de autobooking. Pero creo que el interés radical del sector por el “Hazlo divertido” (Es una propuesta de traducción al palabro “gamefication”) lo he encontrado recientemente en las páginas de (c) Serko , la SBT más popular entre agencias y empresas de Asia Pacífico y que actualmente se está haciendo un hueco en el complejo mercado americano. En su herramienta ofrecen módulos que transforman de forma automática el cumplimiento de política por parte de los viajeros, en puntos. Estos puntos que la empresa contabiliza en ahorros, el viajero puede disfrutarlos desde formatos de mayor permisibilidad en política hasta premios, descuentos que la agencia pacta con los proveedores para viajes personales etc. La herramienta ofrece también listas de empleados o departamentos que mejor cumplen política, les adjudica cargos según metas conseguidas etc. Es desde luego un concepto muy americano, que habría que ver cómo adaptar localmente.

¿Podemos sacar conclusiones viendo estas tendencias de nuestros primos lejanos? Al margen de poder evaluar con nuestros proveedores de SBT’s como Amadeus o Pursuit las oportunidades que se abren para acelerar la implementación de los aplicativos, sí, estamos convencidos de que la seriedad no está reñida con el humor o la proximidad, está reñida con el trabajo mal hecho, con la falta de calidad, con la orientación alejada del cliente etc.
Sabemos que los viajes de negocios pasan irremediablemente por las herramientas de autobooking. Humanizar estas páginas, buscar los elementos de implicación de los usuarios, hacerlas más divertidas, más lúdicas, con sistemas como los que venimos hablando y lo que es seguro, con formatos participativos web 2.0 como grupos dentro de las empresas, blogs de viajeros o el blog del travel manager, blogs de los distintos departamentos de las agencias o programas específicos de viajes como http://www.tripit.com/ o similar, esto sabemos seguro que es el futuro y por ahí queremos continuar avanzando.

(c) GEBTA. Alicia Estrada, 2011.

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Pasaporte para viajeros de negocios

En viajes de empresa, los datos informáticos también seguros

En el primer semestre de 2010, 15 millones de personas perdieron o fueron víctimas de un robo de datos informáticos, muchas menos que el año anterior que conoció la cifra record de 220 millones de víctimas informáticas. Estos datos sacados de un estudio de KPMG, podrían ser mucho menores si tenemos en cuenta que el 21% de los incidentes declarados estuvieron relacionados con faltas de vigilancia o ausencia de protocolos de actuaciones, en el interior de las propias empresas.

La seguridad de los datos se torna aún más delicada en el caso de los viajes de negocios. Muchos viajeros utilizan ciber-cafés, hoteles, redes de aeropuertos, redes de otras empresas etc. sin constatar su seguridad y sin tomar medidas de protección sobre los datos de sus ordenadores, teléfonos, smartphones etc. En el estudio de KPMG que citamos anteriormente se dan las cifras de robos de datos en función de soportes. El 37% de los robos de datos están vinculados al disco duro, 19% a copias de seguridad, 11% a CD-Rom Y 7% a llaves USB (¡Cuántas veces las utilizamos en presentaciones, seminarios etc. sin tomar ningún tipo de precaución!)

La necesidad de extremar la seguridad de los datos, afecta no sólo a los departamentos de sistemas de las empresas, también a los departamentos de viajes y muy especialmente a los travel managers que deben ser parte activa de la transmisión de la información a los viajeros. En general estos aspectos están bien cubiertos en las multinacionales y en grandes compañías pero en muchas PYMES no existe un protocolo de actuaciones para evitar robos de datos en viajes al extranjero. Con este fin hemos creado una pequeña guía de recomendaciones que las agencias GEBTA han distribuido entre sus clientes y que si ustedes desean, también pueden solicitarnos a nosotros.

Antes del viaje

-¿Su empresa tiene ordenadores, teléfonos y material técnico dedicado exclusivamente a viajeros? Es conveniente que así sea.

-En caso de que cada usuario viaje con sus equipos, lleve sólo los datos que estrictamente necesite. Es mejor viajar con el ordenador vacío y acceder a los datos sensibles sólo cuando hagan falta, utilizando una red securizada de su propia organización o bien usando un buzón de mensajería dedicado en exclusiva a la transferencia de datos cifrados.

-Parametrice los equipos de manera defensiva y desactive todos los enlaces que no utilice como WI-FI, Bluetooth, sistemas para compartir ficheros, etc. Proteja la visión de su pantalla con un filtro anticuriosos. Borre también todos los históricos de navegación, claves por defecto, cookies, ficheros temporales etc. En viajes, sus cuentas nunca deben tener derechos de administrador.

Durante el viaje

-Nunca se separe de sus equipos. Ni siquiera para dejarlos en la caja fuerte del hotel. En muchos países las habitaciones son vigiladas con soporte legal. No lleve ningún equipo con datos en su maleta. Si en algún momento le obligan a dejar equipo en una consigna o similar, quédese con tarjetas SIM, baterías etc.

-Si las autoridades locales chequean su equipo y debe proporcionarles claves de acceso, informe primero a su empresa y antes de actuar por cualquier vía legal, llame a su consulado e infórmese de cómo proceder.

-Tenga cuidado con los equipos que otras organizaciones pueden poner a su disposición, pueden ser la vía de autoinstalación de programas de vigilancia o Spyware (Los programas Spyware se instalan en su ordenador y recopilan información sobre todas las actividades realizadas en éste, desde contactos, datos de correo electrónico, claves de acceso etc.)

-No conecte sus equipos a puestos o periféricos informáticos que no sean de confianza. Tenga especial cuidado con las llaves USB.

-Antes de iniciar el viaje de vuelta, limpie de nuevo sus equipos de históricos de llamadas o páginas de acceso, claves, ficheros temporales etc. Si es posible envíe los datos a la red securizada de su empresa o a un buzón especialmente creado para transferencias seguras.

Después del viaje

-Cambie todas las claves de acceso que haya utilizado durante su viaje. No las vuelva a usar.

-Analice o mejor haga que el departamento de sistemas de su organización analice su equipo. Imprescindible un test antivirus y una revisión anti-spyware.

(c) GEBTA. Alicia Estrada, 2011.

(Estas indicaciones han sido creadas siguiendo las pautas marcadas por la Agencia Nacional de Sistemas de Información del Gobierno de Francia)

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Un mes de noticias de viajes de empresa concentrado en 50 pastillas

Hemos resumido en 50 pastillas las principales noticias y estudios que recogimos en nuestro twitter durante el mes de mayo, siempre vinculadas a los viajeros y a los viajes de empresa.

VIAJES DE EMPRESA

1. Los viajes de empresa en el mercado español crecerán cerca de un 3% este año, según el presidente de GEBTA http://bit.ly/jGY4rf
2. Informe de viajes de empresa en España, realizado por FCm España Travel Solutions http://bit.ly/dEZxSA
3. Principales tendencias de la industria de viajes en 2011 según CWT http://bit.ly/kc8n44
4. Tendencias pioneras de crecimiento y rentabilidad en el sector de viajes. Estudio Amadeus http://bit.ly/imNioV
5. Un tercio del comercio global durante la pasada década ha sido impulsado por los viajes internacionales de empresa http://bit.ly/j5ZWm0
6. Los viajes de negocios contribuyen a la rentabilidad de las compañías, favorecen la economía y crean empleo http://bit.ly/j5ZWm0
7. Reservas de viajes de empresa suben en marzo 30%, ingresos se incrementan 42.5%, tarifa media sube 6.9% http://bit.ly/iPTLR2 ¿Crisis?
8. Dos miradas sobre el mundo del viaje de empresa desde Argentina http://bit.ly/mq11SU y también http://bit.ly/lyOxA1

VIAJEROS DE NEGOCIOS, CONSUMIDORES

9. Estudio Deloitte. Conocer al al consumidor del 2020 http://awe.sm/5JsYj
10. ¿Se es más feliz llegando al estado de viajero frecuente con un millón de millas acumuladas? http://bit.ly/lTEQq4
11. Conciliar los viajes de empresa y la salud ¿Qué pueden hacer empresas para evitar problemas a viajeros frecuentes? http://bit.ly/iSs3AW
12. Normas básicas de protocolo en los negocios en países extranjeros http://slidesha.re/mfDo2f
13. Normas básicas para viajeros que visitan países o zonas con riesgo sismológico http://bit.ly/ldxvHs
14. ¿Por qué tenemos miedo a volar? http://bit.ly/mzuGan
15. ¿Qué piden los viajeros de negocios en los hoteles, cuáles son las tendencias? http://nyti.ms/iYxUqC
16. Cuantos más dispositivos móviles y electrónicos usamos, menos nos gusta utilizar el avión http://bit.ly/l1Jg5u
17. Futuros clientes para tu empresa: ¿a qué edad captarlos? http://t.co/5OqnzXO

SECTOR DISTRIBUCIÓN

18. Opodo entra en el segmento de viajes de empresa, en Alemania y UK http://t.co/1LCBdXT
19. Oportunidades y desafíos en la distribución turística global http://slidesha.re/ithJHJ
20. Ránking de las 100 empresas americanas que más invierten en viajes de empresa, sus agencias de viaje y breve resumen de sus políticas http://bit.ly/mM2bel
21. Conclusiones del Informe de Air Plus referido a negociaciones con proveedores de viajes de empresa http://bit.ly/ei5moK

SECTOR AÉREO

22. Cuáles son los extras que pagamos en los billetes de bajo coste http://bit.ly/jgkXpO
23. Dime con que aerolínea viajas y te diré cuáles son sus mejores asientos http://bit.ly/vxmXw
24. Las cifras de las aerolíneas de bajo coste en Europa en 2010, también las de vueling http://bit.ly/kaNnOi
25. Miércoles, 01 AM el mejor momento para comprar los billetes aéreos más baratos ¡A usar las SBT desde casa! http://bit.ly/9juU6e
26. Una guía completa de programas de fidelización para viajeros de negocios http://bit.ly/lUIPwf
27. China tiene previsto construir 97 nuevos aeropuertos hasta 2020 y otras informaciones sobre infraestructuras en China http://bit.ly/issafZ ¡Nos esperan muchos viajes de empresa

TRANSPORTE TREN

28. La UE aprueba normativa para homogeneizar los sistemas informáticos y venta de billetes de los trenes europeos http://bit.ly/lVk5Ab

SECTOR HOTELERO

29. Ránking mundial de cadenas y marcas hoteleras. Ninguna presencia española en las listas http://bit.ly/knMhNR
30. Los mejores hoteles para viajeros de empresa en USA, por perfiles de precio y categoría http://bit.ly/it9hgg
31. Los viajes de empresa impulsan el mercado hotelero de inversión en Europa occidental http://bit.ly/inq3Y7 ¿Repunte económico?
32. Informe Hospitality 2015 de Deloitte analiza el futuro de la industria hotelera y las tendencias del sector. El estudio expone el impacto que la incertidumbre económica mundial ha supuesto en esta materia http://www.deloitte.com/view/en_GB/uk/industries/thl/2efeace372df8210VgnVCM100000ba42f00aRCRD.htm

SECTOR RENT-A-CAR

33. Coche compartido, híbridos, verdes, combi tren + coche… tendencias movilidad USA. Enseguida llegarán a nuestro mercado http://bit.ly/ih84Fh
34. Desplazamientos en coche, una lista por marcas para comprobar el impacto medioambiental de cada modelo http://bit.ly/kZocJ1 Habrá que tener en cuenta estos elementos con los rentacaristas y los viajes verdes de empresa.
35. El automóvil solar habitable http://bit.ly/ij5GH9 Viajeros de negocios: ¿en el futuro, movilidad y hotel, todo junto?
36. Nos gusta el coche eléctrico para los viajes de empresa http://bit.ly/mpEqeD
37. Estudio Deloitte de las motivaciones de los europeos para pasarse al coche eléctrico http://bit.ly/ih1d6J

NOTICIAS SECTOR MICE

38. Constituido Capítulo Ibérico de Green Meeting para la sostenibilidad de eventos y reuniones http://bit.ly/krOkfE
39. Turismo: Las cifras que mueven los eventos deportivos. El ejemplo de la F1 en Barcelona y operaciones aéreas http://bit.ly/kNH2o6

SOSTENIBILIDAD Y VIAJES DE EMPRESA

40. A vueltas con los viajes de empresa verdes: Conferencia Carbon Expo en Barcelona reunirá expertos en cambio climático http://bit.ly/jKEMdH
41. Según tu estilo de vida, calcula tu propia huella ecológica http://bit.ly/iNKmzG

TECNOLOGÍA Y VIAJES DE EMPRESA

42. Ponencias, fotos y videos del Forum Amadeus de tecnología aplicado al mundo del viaje http://bitly.com/mxw50w
43. ¿Qué elementos de tecnología llevas siempre en tus viajes? los viajeros de empresa responden http://bit.ly/kTbZue ¿Y tú?
44. El Futuro de viajes de empresa pasa por el móvil. 20.000 descargas de Iphone-Ipod Touch del aplicativo Iberia en 5 días http://bit.ly/jpHhZJ
45. Prioridades en la gestión de viajes de empresa para 2011, perspectivas para el repunte. Estudio de CWT http://bit.ly/exjPqc

TIC’s Y VIAJES DE EMPRESA

46. Verse o conectarse? ¿Viajamos o nos conectamos a través de TIC's? http://bit.ly/khnCjQ vía ICEX. La opinión de GEBTA.
47. Viajar con el ordenador, consejos para minimizar riesgos con los datos de las empresas http://bit.ly/j2A7ea
48. Si queremos llegar a los viajeros de negocios ¿Tenemos que estar en Facebook? ¿Qué piensan las empresas? http://bit.ly/eQ7TGo Estudio.
49. Soluciones para viajes de empresa si se te acaba la batería del móvil, ¡Grita! y podrás recargarla http://bit.ly/iCKrdW
50. El uso del móvil para consultas de viajes subió del 6% en 2010 al 20% en 2011 http://bit.ly/fTgkil

Y ADEMÁS...

Además de las noticias, 4 vídeos para dibujar la sonrisa más humana en los viajes de negocios. Los añadimos cada viernes en nuestro twitter:

1. Parece viernes. Los viajes de empresa más divertidos o cómo pasárselo bien en un aeropuerto
2. El vídeo del viernes: Dime cómo es la azafata y te diré con qué aerolínea vuelas
3. Qué buen rollo de viernes con Vueling.
4. ¿Pero Perú está en Nebraska? Esto sólo pasa los viernes

(C)GEBTA. Alicia Estrada, 2011.

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