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jueves, 13 de septiembre de 2012

Las cifras del viaje de empresa (3)

Empeñados en la carrera del ahorro en viajes de empresa, hemos visto en los Post anteriores y con los números del mercado de business travel en Francia, las dificultades para trabajar en esta línea: alta desagregación de servicios, gran número de gastos desintermediados y por lo tanto  dificultad para auditar los cumplimientos de política de viajes.  

Aún nos quedan más descubiertos por dónde nuestro control de costes se nos desparrama. Nos referimos al alto coste que las empresas pagan por la tramitación de facturas y notas de gastos de los viajeros que organizan sus viajes y desplazamientos de manera no gestionada. ¿Alguna de sus empresas está imputando estos costes a los viajes de negocios? 
 
Siguiendo un estudio de Concur para el mercado americano en relación al coste de gestión de notas de gasto, tendríamos que sumar a la gestión manual de cada nota de gastos, la cifra promedio de 25,89 dólares. ¿Gestionar una nota de gastos nos cuesta 26 dólares? ¡Sí! Parece una suma alta pero piense en el tiempo y las personas que intervienen, desde el propio viajero a quien aprueba la nota, quien la contabiliza, responsables administrativos, auditores etc.  

En una época en que los distintos departamentos de las empresas se encuentran ahogados por los recortes y la optimización de gastos, por qué desatender oportunidades como éstas. ¿Cuántas notas y facturas vinculadas a viajes de negocios gestiona su empresa? Haga una simple multiplicación, recortando incluso el coste de la gestión si 26 dólares le parece excesivo y considere la cifra resultante.

Agregar gastos, centralizar en la medida de lo razonable las compras, privilegiar a los proveedores con acuerdos, son prácticas comunes para muchos travel managers. Mucho más lejos de nuestra realidad se encuentra el uso de herramientas de gestión de gastos, tan habituales en mercados vecinos como Francia. Sólo el 7% de los responsables de compras de viajes (Dato tomado de Meet-in, abril 2012) indicaron que usarían esta herramienta para conseguir mejoras en los cumplimientos de la política de viajes.  

Los programas gestores de notas de gastos forman parte también del portfolio de productos que una agencia especializada puede ofrecer a sus clientes corporativos. Quizás es el momento de valorarlos.

 (c) GEBTA. Alicia Estrada

jueves, 6 de septiembre de 2012

Las cifras del viaje de empresa (2)

Veíamos en el post anterior las cifras del viaje de negocios en Francia. 25.000 millones de euros es la cifra que representa el viaje corporativo en el país vecino, una cantidad muy alejada de los 3500 millones de euros que barajamos al hablar de gastos de desplazamientos en nuestro país. ¿Tan pequeño es nuestro mercado, o quizás estamos contabilizando elementos distintos?  

El estudio del mercado francés que ha sido publicado por EPSA FRANCE en marzo de 2012 arroja algunas conclusiones interesantes al traspasarlo a nuestro mercado.  

Entre las prioridades de los gestores de viajes de España para 2012, leíamos en los informes de CWT, algunos resultados como los siguientes:  

·     Más del 80% de los travel managers indicaban que su primera prioridad se centraba en conseguir ahorros en transporte aéreo y terrestre.

·     Casi el 70% de responsables de viajes de empresa indicaban tener entre sus prioridades para 2012 la optimización de la política de viajes.

·     Un 40% de responsables de viajes en empresas tiene entre sus prioridades la consolidación del programa de viajes.

Por otro lado conocemos que los ahorros están vinculados en gran medida a la implementación y cumplimiento de la política de viajes, a la consolidación de proveedores, al uso de tarifas preferenciales etc. En los estudios de CWT leemos que buenas prácticas en este sentido pueden suponer ahorros de hasta un 20% para las empresas. Sorprende pues en este sentido que el 57% de la partida presupuestaria destinada a viajes de las compañías francesas esté desintermediado.  

Ciertamente la intermediación no asegura la agregación pero una agencia especialista en viajes de negocios ayuda a optimizar este objetivo y si no lo hace, debiéramos pensar en cambiar de agencia. 

Si en campo de los transportes tenemos elementos de mejora en cuanto a agregación (Ver Tablas), especialmente en el capítulo de alquiler de coches, la partida clave es sin duda la de gastos de representación y especialmente de gastos de alojamiento. Algunas empresas pueden tener acuerdos directos con cadenas hoteleras o centrales de reserva pero la fuerte diferencia de cifras, 900 millones de euros intermediados frente a 3600 millones desintermediados, nos hacen pensar en una fuerte dispersión de este tipo de gastos, con la consiguiente dificultad de ahorro de costes, de control y de reporting.

 Existen soluciones igualmente para agregar gastos de restauración, taxis, peajes y similares que en muchos casos podrían formar parte de los servicios ofrecidos por los gestores de viajes a las empresas. El importe de estos gastos (5000 millones de euros en Francia) aconseja meterlos en política, establecer actuaciones claras para los viajeros de negocios y desde luego establecer controles y auditorías. ¿Cómo estamos actuando en nuestras empresas?

Continuaremos nuestras reflexiones en un tercer post. ¡Las cifras son durillas! Hasta pronto.
(c) GEBTA, Alicia Estrada, 2012.

miércoles, 5 de septiembre de 2012

Las cifras del viaje de empresa (1)

¡Bienvenidos! De nuevo estamos aquí. Tras la pausa estival nos volvemos a encontrar en este espacio común de conversación en torno al viaje de empresa.

¡Septiembre! Parece obligado hablar de gastos, cifras y vías de optimización de costes. Como el tema es un poco arduo hemos escrito un post con muchos números que hemos dividido en tres partes para hacerlo más digerible.

Hoy empezamos por compartir unas tablas que resumen las cifras del viaje de empresa en Francia, un mercado muy próximo al nuestro del que parece que aún estamos muy separados. Las cifras han sido elaboradas por EPSA FRANCE. A partir de aquí podemos ir compartiendo reflexiones comunes.


LAS CIFRAS DEL VIAJE DE EMPRESA EN FRANCIA
En Miles de millones
Intermediado
Desintermediado
Total
Aéreo
4,2
1
5,2
Tren
1
0,8
1,8
Alquiler coche
0,5
0,5
1
Agencia viajes
0,5
0
0,5
Subtotal transporte
6,2
2,3
8,5
Hoteles
0,9
3,6
4,5
Restauración
-
1,8
1,8
Kilometraje
-
1,2
1,2
Otros (Taxi, peaje, párking)
0,5
2
2,5
Subtotal gastos representación
1,4
8,6
10
MICE
3
3,5
6,5
Subtotal MICE
3
3,5
6,5
Total
10,6
14,4
25
 






















CIFRAS TOTALES DEL VIAJE DE EMPRESA EN FRANCIA
Pocentaje
Intermediada
Desintermediada
Gastos
14%
86%
transporte
73%
27%
MICE
46%
54%
Global
42%
58%

 

 

 
Les dejamos las cifras y nos encontramos pronto. ¡Feliz curso!
 
(c) GEBTA. Alicia Estrada, 2012