El gran reto de las políticas de viajes: conciliar ahorros y bienestar de los viajeros

¿Por qué gestionamos los viajes de empresa? La respuesta a esta pregunta de la gran mayoría de los Travel managers es la misma –“Para ahorrar costes”--. A veces también escuchamos otras respuestas como temas de protección de los viajeros y responsabilidades en que el empleador incurre cuando viajan sus empleados, lo que finalmente puede equivaler también a control de costes. Sin embargo, el core de un viaje corporativo no debiera ser éste. Si fuera así, lo más sencillo sería prohibir viajar o poner tantos requisitos que llevara al desistimiento, como ya vivimos en los años duros de la pasada crisis económica. 


La finalidad de los viajes corporativos es sin duda ¡¡hacer negocios!! Por lo tanto, fundamentar el éxito de un programa de viajes en KPIs o parámetros únicamente vinculados a medición de  costes, nunca nos ayudará a abordar el viaje corporativo con una visión realmente empresarial, es decir generadora de negocios y de retención de talento. Lo que no quiere decir que no deba existir el control de gastos. De lo que realmente debiéramos hablar es de equilibrio entre ambos enfoques.

Ya en enero de 2017, un informe de American Express GBT y la firma tClara nos hablaba de cómo las políticas con una visión inflexible en costes, no estaban ofreciendo los mejores resultados empresariales frente a políticas más equilibradas: -13% en cumplimiento, el doble de fricción de los viajeros, tasas muy altas de viajeros quemados con el viaje y en suma viajes de negocios menos efectivos en un 22% que aquellas empresas que su enfoque velaba también por el bienestar del viajero. 


Han pasado casi tres años. Se diría que las políticas se han flexibilizado y que el papel del viajero ha ganado visibilidad. ¿Los viajes son ahora más efectivos para obtener los logros profesionales de los viajeros o sigue prevaleciendo un enfoque de costes?


En 2019, Harvard Business Review entrevistaron a 587 líderes empresariales, principalmente de Norteamérica y Europa, sobre la cultura de viajes de su compañía y el impacto que la orientación de ésta ha tenido en el rendimiento empresarial durante el último año. Éstos fueron los resultados:

Casi la mitad de los encuestados, que informaron de una fuerte cultura de viajes en la que se consideraba que los viajes eran una oportunidad de inversión y no un coste que había que reducir al mínimo, señalaron importantes mejoras en las empresas.

·       Las empresas con una cultura de viajes centrada en el viajero experimentaron el doble de mejoras en áreas clave como la retención de clientes (50% frente al 21%), cuota de mercado (43% frente al 22%) y la satisfacción de los empleados (35% frente al 15%), en comparación con las empresas con una cultura de viajes débil o centrada en costes. 

·       Esto también se aplica a la rentabilidad: las empresas que enfocan el viaje como una inversión informaron de una mejora del 47% en la rentabilidad, en comparación con el 29% de las empresas con una cultura de viajes débil. 

La explicación detrás de estas cifras es bastante simple. Es probable que las empresas que invierten más en viajes mantengan relaciones más sólidas con sus clientes porque los ven más a menudo cara a cara. Esto podría resultar en un aumento de las ventas y una mayor presencia en el mercado. Esto también se aplica a las relaciones con los empleados. Las empresas internacionales pueden fomentar un mayor sentido de unidad ofreciendo más oportunidades para que los empleados se reúnan cara a cara con colegas de diferentes áreas geográficas.


Sin embargo, sólo alrededor de un tercio de los encuestados informaron que trabajaban en una empresa con una fuerte cultura de viajes, aunque la mayoría de los líderes empresariales entrevistados estuvieron de acuerdo en que la cultura de viajes es "muy importante para el rendimiento empresarial de su organización". "La mayoría de los encuestados dicen que su organización gestiona los viajes de negocios no como una inversión estratégica en su futuro, sino como un coste que hay que minimizar", afirma el informe. Muchos de estos dirigentes pusieron sobre la mesa sus problemas con los viajes: presupuestos de viaje ajustados, sistemas de viaje engorrosos, procesos de viaje poco claros y políticas y opciones de viaje inflexibles.


Habrá que empezar a equilibrar ahorros y bienestar de los viajeros. Parece que este es el reto!!!!

(C) Alicia Estrada. GEBTA. 2019