Erradicación de los gastos ocultos: la gran oportunidad para la empresa viajera
Como ya habíamos pronosticado a finales del 2017, el ejercicio 2019
anticipa algunas sombras para la actividad empresarial y el crecimiento
económico asociado al comercio internacional, que empresas y TMCs deberán
tomarse muy en serio, a la hora de enfocar la política de viajes en el corto y
medio plazo, si pretenden mantener los niveles de eficiencia registrados hasta
la fecha.
La ralentización
de la economía mundial, la tensión comercial, que ejerce de acelerador del
menor crecimiento global, y la tendencia al alza de los precios de los
servicios (aéreo y de alojamiento básicamente) en buena parte de las áreas
geográficas, y de modo particular en aquellos mercados a los que se desplazan
principalmente las empresas españolas, constituyen factores críticos cuyos
efectos sobre los resultados de los viajes de negocio van a hacerse notar.
Pese a este escenario, caracterizado por el
menor crecimiento mundial, mayores barreras comerciales y costes a la alza, es
un hecho que las empresas españolas no van a dejar de viajar y los datos
disponibles a fecha de hoy confirman la tendencia de las corporaciones a
mantener la dinámica viajera, por necesidad e inercia. Pero a la vez que la
tónica viajera sigue en niveles parecidos a ejercicios anteriores, en un
entorno de costes al alza y menor retorno de la inversión, también es
previsible que las corporaciones incrementen la presión para contener los
costes y maximizar el ROI de la partida de viajes.
Llegados a este
punto, son dos los drivers que las TMCs y las empresas deberían
considerar de modo preferente para optimizar la inversión en viajes de negocio.
El primer driver a tener en cuenta es el acceso a la tecnología y
soluciones para acceder a todo el inventario de los proveedores; un inventario
cada vez más fragmentado, menos transparente y más volátil, por efecto de la
intervención de elementos como la irrupción del NDC y la consiguiente voladura
del principio del full content, o el cambio de las políticas
tarifarias en el ámbito del alojamiento, cada vez más orientado al dynamic
pricing, entre otros. El acceso a la totalidad del inventario es una
premisa básica para poder tener acceso a las mejores tarifas lógicas, y por
consiguiente para la contención de los costes directos del viaje.
El segundo gran driver, no menos
importante, debiera ser la gestión de los costes ocultos directos e indirectos.
Es justamente en este apartado donde las TMCs y las empresas disponen de mayor
recorrido para conseguir una mayor contención del gasto, dadas las limitaciones
existentes en materia de negociación de tarifas con todo el portafolio de
proveedores, por efecto del desequilibrio de las partes negociadoras, o por la
simple inercia alcista del mercado.
Ambas opciones, la integración de la totalidad del
inventario y la reducción de los costes ocultos, ponen indefectiblemente en el
centro del tablero a la tecnología y la digitalización.
Según
un reciente informe elaborado por Captio, el 72% de las empresas no controlaría correctamente el cumplimiento de sus políticas de gastos de viaje, ya
sea porque estarían dejando en manos de los empleados
la política de gastos, o bien porque dependerían de procesos manuales (el 49% de las empresas), al carecer de programas de gestión
específicos. Y es que como recoge el Informe de Tendencias de la Gestión
de Gastos publicado por Captio, los problemas asociados a una gestión
manual van mucho más
allá de la falta de control o una visibilidad inadecuada del gasto; la gestión
manual se asocia igualmente a largos plazos de reembolso a los empleados, mayor
posibilidad de fraude y elevados costes de procesamiento.
Todos estos elementos constituyen per se factores que
tienden a incrementar el coste final de la partida de viajes y un ejemplo claro
de lo que denominamos costes ocultos, cuya erradicación debería convertirse en
uno de los principales objetivos de las corporaciones, en aras a mejorar el ROI
del viaje.
Con el objeto de advertir sobre el impacto
sobre la partida de viajes, y a título de referencia es conveniente recordar el
alcance de algunos de los costes ocultos más frecuentes:
- Coste medio de gestión de una nota de gastos – más de 50 euros de media por nota gestionada de modo manual, y 48 € adicionales por cada nota rectificada (1 de cada 5).
- Coste de no aplicación/ejecución de la política de viajes – una buena política de viajes puede suponer un ahorro de hasta el 20% en término de costes directos
- Fraude en liquidación de gastos - el fraude interno por trabajador es de 690 euros (media del 13% aproximadamente del gasto liquidado por los empleados, según el informe de CAPTIO)
- Pérdida de posibles ventajas fiscales como deducción de gastos de viajes (en caso de pérdida de justificantes o de la hoja de gastos) en el IS, o deducción del IVA soportado …
Si bien este punto resulta difícil de medir en términos
económicos, además, un proceso manual e ineficiente de gestión del gasto de
viajes tiende a redundar negativamente en el compromiso del empleado con su
empresa y en la misma disponibilidad para seguir viajando. A este respecto cabe
recordar que en España el 23% de los empleados tienen problemas de liquidez
durante el proceso de reclamación del gasto y que un 29% manifiesta tener la
sensación de que su empresa se aprovecha económicamente de ellos, obteniendo
una ventaja financiera a su costa.
Por fortuna, una parte significativa de las compañías
españolas es consciente de la necesidad de eliminar prácticas y procesos
ineficientes, e implementar soluciones más automatizadas. En este sentido, un
23% de las empresas tendría previsto cambiar en el corto/medio plazo a una
solución web para la gestión de gastos o variar de proveedor, con el
mismo objeto. Simplificar el
proceso de gestión de gastos para los empleados y supervisores es la primera
razón por la que las empresas encuestadas se plantean el cambio de modelo,
siendo significativo el hecho de que más de tres cuartas partes habrían
previsto hacerlo en menos de un año, muchos de ellos de la mano de su agencia
de viajes especializada, que ejerce una labor destacada en el acompañamiento en
la identificación de soluciones y la implementación de modelos de gestión más
eficientes.
A la vista de los datos aportados arriba y del
escenario global que hemos descrito, es obvio que de la rápida y acertada puesta en marcha de programas más automatizados dependerá, no sólo la
mayor contención del gasto, sino la capacidad de mantener la dinámica viajera
de las compañías españolas -la intensidad y frecuencia del viaje- y con ello,
las oportunidades de continuar generando negocio en los distintos mercados en
los que decidamos estar presentes.
Marcel Forns © GEBTA 2019
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